Korak 3 (infrastruktura)

Za zagotavljanje neprekinjenega delovanja procesov je ključna razpoložljiva infrastruktura. V odvisnosti od specifik vašega podjetja oz. organizacije zagotovite naslednje:

Komunikacija

Predvidite kako bodo vaši zaposleni lahko komunicirali z vami in med seboj.

Rešitev “mobilnik” se ponuja sama od sebe, še posebej če gre za osebno komunikacijo. Upoštevajte pa, da v primeru skupinske komunikacije nekateri ne poznajo ali nimajo možnosti konferenčnega klica na mobilniku. Za premostitev tega so lahko uporabne spletne komunikacijske rešitve kot so WhatsUp, Viber, Skype, MS Teams, … – tako za tekstna kot glasovna sporočila. Razmislite še o tem, da prevežete službene (stacionarne) telefone na mobilne številke. Če se ne znajdete sami, povprašajte telekomunikacijskega ponudnika.

Preden pa boste razmišljali o nadaljnjih korakih dela na daljavo, se prepričajte o dosegljivosti interneta in tehnični opremi sodelavcev. V zvezi z opremo ne bi smelo biti večjih dilem, saj velika večina podjetij nudi sodelavcem poznano službeno opremo. V kolikor ne, se za hitro reagiranje priporoča nabava povprečnih prenosnikov. Vsi takšni že vsebujejo vgrajeno kamero in mikrofon, zato so lahko takoj pripravljeni na uporabo “iz škatle”, v kolikor nimate posebnih internih informacijskih zahtev. Ne pozabite na njihovo zaščito (na antivirusni program ter enkripcijo podatkov!).

Dosegljivost interneta pa je lahko večji problem. V kolikor gre za klasično izmenjavo e-pošte, verjetno tudi ne bo težav. Če pa morajo sodelavci izmenjevati velike datoteke ali sodelovati na videokonferencah, imajo pa internetni dostop preko klasičnega telefonskega priključka, računajte na težave. Oddajne hitrosti (t.i. upload) so zaradi asimetričnosti internetnih dostopov na klasičnih priljučkih (visoke hitrosti v smeri proti uporabniku in bistveno nižje v smeri od uporabnika) pogosta ovira pri normalnem delovanju. V tem primeru priporočamo uporabo “vročih točk” (“hot spot”) na mobilnikih, ki ustvarijo lastno WiFi omrežje ali še bolje – uporabo LTE modemov oz. routerjev, ki se na internet povežejo preko vstavljene kartice mobilnega operaterja. Običajno so za daljše delo zanesljivejši od vročih točk na mobilnih telefonih.

Ne pozabite na ažurnost kontaktnih podatkov vaših zaposlenih – a poznate njihove mobilne številke, po možnosti še nadomestne (od partnerja) oz. stacionarne? A veste naslov njihovega bivališča (ki ni nujno enako uradnemu)? Situacija lahko nanese, da jih nujno potrebujete izven običajnega časa – takrat ko ne spremljajo emailov.

Delo na daljavo

Za večja podjetija oddaljen dostop do službenega omrežja ne bi smel predstavljati prevelike težave. Za manjša podjetja pa naj pri tem posebej izpostavimo pomen informacijske varnosti – brez resne VPN povezave (Virtual Private Network) si ne organizirajte dela na daljavo. Brez nje bi lahko namreč še dodatno ogrožali informacijsko varnost – in ker je to danes osnova za veliko večino, če ne že vse procese – tudi podjetje kot celoto.

Pri tem pa posebej opozarjamo na zagotovitev zadostne sposobnosti VPN dostopne točke v podjetju. Večina povprečne strojne opreme za omogočanje VPN dostopa ima namreč pomembne omejitve pri hitrostih delovanja. Zasnovana je za primere mobilnosti določenega osebja (prim.: komercialistov in občasnih večernih dostopov ali službenih poti ostalih) in ne za tekoče hkratno delo več 10 ali celo nekaj 100 zaposlenih od doma.

Za oddaljeno delo vzpostavite (če še nimate) platformo za izmenjavo informacij/datotek. V kolikor v podjetju nimate lastnega strežnika, so najhitrejše – in v nekaterih osnovnih različicah celo brezplačne – rešitve dosegljive preko storitev Google, Apple, OneDrive (Office 365), Dropbox, Box, Amazon Drive … Pri tem pazite na vsebino, ki jo delite na ta način in tozadevno na določila razvpitega GDPR (zakonodaje o varovanju osebnih podatkov). Če vam situacija dopušča, si lahko vzpostavite lastni “oblak” za skupno uporabo datotek (prim.: NextCloud) ali aktivirate katero izmed rešitev na strežnikih NAS (Synology, Qnap, WD, Buffalo, …) . To so seveda osnovne možnosti za hitro rešitev situacije, naprednejše rešitve so lahko z uporabo spletnih portalov za skupinsko delo (prim.: Slack, Trello, …). Če še nimamo, je vsaj zdaj nujno definirati način shranjevanja datotek, da tudi drugi sodelavci ne bodo imeli težav pri njihovem iskanju.

Vzpostavite (če še nimate) skupni koledar. Pri delu na daljavo lahko hitro pridemo do komunikacijske preobremenjenosti posameznika, saj se izredno poveča število kontaktov. Za učinkovito delo in organizacijo omogočite medsebojno informiranost kdaj je kdo dosegljiv. Najhitreje boste skupen koledar postavili na rešitvah kot so Google Calendar, Apple (iCloud Calendar), MS Office (Outlook Calendar) – ne pozabite pa tudi, da lahko vzpostavite koledar z internimi rešitvami na nekaterih NAS strežnikih (Synology, Qnap, …)

Ne pozabite na zanesljivo delovanje strežnika za elektronsko pošto. V tem kontekstu velja sodelavce usmeriti, da naj do emailov raje dostopajo preko spletnega brskalnika kot da si elektronsko pošto snemajo na lokalni računalnik. Pripročilo velja zaradi manjše obrementive njihovega (domačega) omrežja, še posebej v primeru obdelave velikih sporočil. Druga možnost je, da sodelavcem omogočite oddaljen dostop (“remote desktop”) na računalnike v podjetju. V tem primeru bodo uporabljali domači računalnik samo za povezavo do službenega, vse delo pa dejansko opravljajo na službenem računalniku. Na tak način zraven višje hitrosti zagotovite tudi višji nivo varnosti, saj se podatki ne pretakajo preko interneta. Tudi za takšne dostope obvezno uporabite VPN povezavo.

Sodelavce je za delo na daljavo potrebno ustrezno usposobiti. Ne zanašajte se preveč na to, da se bodo že nekako sami znašli. Upoštevajte, da znajo nekateri uporabljati računalnik le preko ikon na namizju – vse potrebne nastavitve, da bi te ikone delovale, pa so jim tuje. Če vas je situacija presenetila, boste usposabljanje le težko izpeljali v podjetju – v tem primeru se poslužite pisnih ali, še bolje, video navodil. Lahko jih razpošljete tudi preko mobilnika.

Napajanje

Kolikor čudno se lahko sliši – ne pozabite, da so vse današnje naprave odvisne od elektrike. Obstajajo lahko situacije, v katerih podjetje ali sodelavci na oddaljenih lokacijah ostanejo brez električnega napajanja. Vsaj v podjetju si velja omisliti elektro agregat za najnujnejšo informacijsko-komunikacijsko opremo (recimo strežnike, modem, požarni zid, VPN, omrežna stikala, WiFi /za delovanje “pametne” opreme/ in po možnosti za videonadzorni sistem). Pri tem upoštevajte njegovo potrebno moč za vse predvidene porabnike. Za poganjanje občutljive digitalne opreme izbirajte le agregate, ki so sposobni zagotavljati napajanje brez napetostnih nihanj in konic. V nasprotnem primeru tvegate namreč električne poškodbe na njih priklopljene opreme.

Specifična oprema

Za izvajanje določenih procesov je potrebna tudi specifična oprema – recimo kontrolna in merilna. Ker je jedro prenekatere opreme računalnik, nam tudi to dejstvo ponuja možnost oddaljenega dostopa.

Sicer pa je za neprekinjenost poslovanja potrebno identificirati vso tisto nepogrešljivo opremo, kateri je potrebno posvetiti še posebno pozornost (vpišite jo na “procesne liste”). V kolikor imamo možnost, si zagotovimo rezervno opremo za primer izpada – tudi s povezovanjem s podobnimi podjetji, dobavitelji ali naročniki.