Korak 1 (vodstvo)

Vsaka situacija je specifična, kakor je specifično vsako podjetje – zato spodnje usmeritve jemljite le kot generalna vodila, pripravljena na osnovi večletnih izkušenj iz uvajanj in ocenjevanj sistema vodenja po ISO22301 (business continuity management system).

Prvi korak je odvisen od tega ali že imate izdelan načrt neprekinjenega poslovanja za svoje procese in razdelane scenarije. V primeru da ja, jih le sprožite – nadaljnje usmeritve so namenjena tistim, ki tega nimajo.

Postavite krizni tim

V času izrednih razmer potrebujete odločitve. Ne zanašajte se samo nase – pa čeprav ste majhno ali celo mikro podjetje. Definirajte tim ljudi, ki lahko sprejema odločitve – v skrajni sili tudi brez vas (tudi vi ste namreč lahko žrtev izredne situacije). V mikro družinskih podjetjih naj bodo v timu družinski člani – pa čeprav morebiti v podjetju sicer ne sodelujejo, se jih pa problematika podjetja vsaj preko družinskih vezi posredno gotovo dotika.

Vse nadaljnje aktivnosti razumite kot aktivnosti, ki jih naj opravlja ta tim, ne posameznik.

Pomembna naloga tega tima je tudi komunikacija z javnostmi (v odvisnosti od izredne situacije lahko zraven pritiska naročnikov in zaposlenih računate še z vprašanji bank, zavarovalnic, dobaviteljev, inšpekcijskih služb, okoliške javnosti, interesnih skupin, …). Zadolžite vodjo ali enega izmed komunikacijsko veščih članov tima, da prevzame to nalogo.

Ocenite situacijo

Pri tem so najbolj bistvena naslednja vprašanja:

  • dosegljivost zaposlenih (še posebej ključnih ljudi)
  • razpoložljivost infrastrukture (še posebej informacijskega sistema ter strojev in drugih ključnih naprav)
  • razpoložljivost energentov (še posebej elektrike)
  • razpoložljivost surovin oz. materiala
  • likvidnost podjetja.

Upoštevajte specifike procesov

V kolikor imate procese že sistematično obvladovane, ste prihranili nekaj časa – poglejte le v procesne popise (oz. kakorkoli jih že imenujete), iz katerih bi morali prepoznati:

  • ključne vhode v vsak proces
  • ključne vire za delovanje procesa
  • kritične kontrolne točke procesa
  • izhode procesa
  • identificirana tveganja za delovanje procesa

Sedaj najprej ocenite ključnost procesa (naprej se za obvladovanje situacije ukvarjajte le s ključnimi procesi), potem pa ob upoštevanju zgoraj zapisanega zagotovite, da bo proces zagotovil vsaj ključne izhode (“=recovery point objective”). To so tisti rezultati, od katerih so odvisni nadaljnji procesi oz. realizacija za naročnika.

Procesi – kako se lotiti tega?

V kolikor se še nikoli niste sistematično lotili prepoznave procesov, bo potrebno narediti nekaj več.

Vzemite svinčnik in papir (resnično, v glavi ne boste mogli obdržati vseh dimenzij) in identificirajte najvažnejše aktivnosti v vaši organizaciji. Pri tem pazite, da ne ostanete na presplošnem nivoju (recimo “zagotovitev izdobave izdelka X”), niti da se ne spuščate v prevelike podrobnosti (recimo “postopek vzdrževanja stroja Y”).

Za vsako takšno pomembno aktivnost (zaenkrat jo lahko razumemo kot “proces”) uporabite svoj list (imenujmo ga “procesni list”) in nanj zapišite:

  • ime procesa ter identificirajte osebo, ki zanj že skrbi (ali pa bo od sedaj) – to naj bo le ena oseba, po možnosti ji dodelite namestnika
  • za vsak proces razmislite ali mora dajati takojšnje oz. ključne rezultate – če da, je to ključen proces, če ne, gre lahko začasno v mirovanje ali celo spanje > v nadaljevanju se bomo osredotočali na ključne procese
  • zapišite konkretne zahteve, ki jih ta proces potrebuje za delovanje – recimo:
    • materiale/surovine
    • opremo (orodja, stroji, merila, računalniki …)
    • ključne informacije
    • ključne ljudi
  • ocenite tveganja dosegljivosti teh ključnih zahtev – recimo:
    • obseg zalog surovin
    • stanje in zanesljivost opreme (je na voljo tudi nadomestna oprema?)
    • dosegljivost informacij (tudi iz oddaljenih lokacij)
    • dosegljivost ključnih ljudi (upoštevajte namestnike, v kolikor jih imate)

Predvidite in komunicirajte ukrepe

Na osnovi ocene situacije predvidite in na drugo stran lista zapišite logične ukrepe za obvladovanje morebitne nedosegljivosti posamezne izmed ključnih zahtev.

Ukrepi naj vsebujejo jasno določitev vsaj naslednjega:

  • nedvoumno definiranje naloge
  • kdo je zanjo odgovoren (določite samo eno osebo, izogibajte se deljeni odgovornosti > raje določite osebo za zagotovitev izvedbe in naj ona definira naprej izvedbeno osebje)
  • rok do kdaj mora biti naloga izvedena
  • v primeru večih hkratnih ukrepov določite prioritete

Zagotovite, da bodo nosilci nalog o njihovem izvajanju tekoče poročali (urno, dnevno, … odvisno od specifik situacije in procesa):

  • v kolikor je možno, definirajte ločen email naslov za poročanja, saj ga lahko bere več ljudi (>gl. krizni tim)
  • poročila o izvedbi si kratko beležite na “procesne liste”, saj boste tako najlažje ohranjali celovitost pregleda nad situacijo in prepoznavali tiste, ki bi pri izvedbi imeli težave

Pripravite kratka pisna navodila za vse zaposlene (ne zanašajte se na ustne informacije, saj jih v izrednih razmerah ljudje le delno razumejo – njihova pozornost je namreč drugje…) in definirate vsaj:

  • kako boste zaposlene tekoče obveščali (vedeti morajo kaj naj v poplavi komunikacijskih kanalov ažurno spremljajo)
  • katero opremo morajo imeti pri sebi (sploh za delo iz oddaljenih lokacij)
  • kako lahko stopijo v kontakt s svojim delovnim timom, z nadrejenimi oz. podjetjem (če je pri tem kakšna posebnost)
  • kako naj poročajo o svojem delu (upoštevajte, da so rezultati dela nekoga vhodne informacije za nekoga drugega)

Če ocenjujete, da bodo vaši procesi dlje časa ogroženi (recimo nekaj mesecev), pričnite z zmanjševanjem proizvodnih kapacitet NEMUDOMA.

Na osnovi ocenitve situacije in sproženih ukrepov presodite ali je potrebno o zmanjšanem obsegu vašega delovanja obvestiti vaše naročnike in podaljšati roke izdobave – tudi to naredite pravočasno, da se lahko naročniki ustrezno pripravijo. Še posebej v očeh večjih naročnikov si lahko na ta način dvignete zaupanje, da obvladujete situacijo.